Digitaler Rechnungsversand

Der digitale Rechnungsversand im Gerüstbau

Digitalisierung und elektronische Datenverarbeitung bestimmen Buchhaltung und Rechnungswesen in jedem modernen Unternehmen, einschließlich der Gemeinhardt Gerüstbau Service GmbH. Mit dem digitalen Rechnungsversand erhalten Kunden ihre Rechnungen fertig formatiert für die eigene elektronische Buchhaltung. So erspart die Digitalisierung im Gerüstbau Unmengen an Papier, Zeit beim Postversand und sie geht serviceorientiert auf die Bedürfnisse der Gegenwart ein.

Was ist eine digitale Rechnung?

Früher verbrachten Buchhalter einen großen Teil ihrer Zeit mit dem Sichten, Sortieren und Zuordnen von Rechnungen, bevor sie die Beträge verbuchen konnten. Diese Aufgaben übernehmen heute leistungsfähige Buchhaltungsprogramme. Dazu müssen die Daten aus dem Gerüstbau in maschinenlesbarer Form vorliegen, wozu eine Digitalisierung allein nicht immer ausreicht.

Bei der E-Rechnung erhält der Kunde die Rechnungsdaten per E-Mail als pdf-Datei oder anderer Form, die das Buchhaltungsprogramm des Kunden versteht – ohne Porto, ohne Papier-, Kopier- oder Druckkosten und ohne Warten. Ein Rechnungsprüfer muss lediglich die Korrektheit der Daten überprüfen.

Vorteile für den Empfänger

Dass sich die EU für die Einführung der elektronischen Rechnung stark gemacht hat, liegt vor allem am Nutzen, den Kunden von dieser Form der Rechnungsstellung haben. Diese sparen Zeit, die Rechnungen auf dem Postweg verbringen, Aufwand bei der eigenen Digitalisierung und Lagerplatz für Archivierungsordner. Auch reduziert die E-Rechnung die Wahrscheinlichkeit von ärgerlichen Übertragungs- und Verarbeitungsfehlern.

Der größte Vorteil ist jedoch die Möglichkeit, einen automatisierten Datenfluss von der Bestellung, bis zum Buchungsabschluss einrichten zu können. Der Gerüstbau-Kunde behält während des ganzen Auftrags die Kontrolle über die Leistungen, bekommt Übernahmemöglichkeiten zum elektronischen Bezahlen und erhält Daten für sein Controlling.

Eine Win-win-Situation für beide Seiten

Auch im Gerüstbau ist die Zustimmung des Kunden für den digitalen Rechnungsversand erforderlich. Hat dieser einmal zugestimmt, profitieren beide Seiten von der Vereinfachung im Rechnungswesen. Durch die Digitalisierung erfasste Belege stehen jederzeit zum Suchen und Anschauen bereit. Rechnungsprüfungen und die unternehmensinterne Postverteilung benötigen damit nur noch einen Bruchteil der Zeit, die sie zu Papierzeiten benötigt haben.

Intern reduziert die automatische Verarbeitung mit strukturiertem Datenanhang die Wahrscheinlichkeit des Auftretens von Fehlern. Eine Wirtschaftlichkeit, durch die wir unsere Leistungen zu konkurrenzfähigen Preise am Markt anbieten können. Und als Bonus obendrauf ist der Verzicht auf Tonnen von Papier ein weiterer Pluspunkt in Sachen Umweltfreundlichkeit. Für uns ist der digitale Rechnungsversand somit ein Schritt in die richtige Richtung. Begleiten Sie uns auf diesem Weg.