Gastbeitrag von Carola Kluge
Warum empfehlen wir digitale Finanzbuchhaltung und digitale Lösungen in der Lohnbuchhaltung?
Bei unseren Beratungen in den Unternehmen wird immer wieder sichtbar, dass Buchhaltungsstellen oder -abteilungen überdimensioniert sind. Es werden viele Daten an vielen verschieden Stellen immer wieder neu erfasst.
Erkennbar wird das oft an der Nutzung vieler exel -Auswertungen. In Unternehmen wo eine Vielzahl von exel Tabellen für das Controlling verwendet wird, kennt man meist die Werkzeuge in den Programmen nicht ausreichend.
Die Buchhaltungskräfte werden oft auch anderweitig für Aufgaben benötigt oder man kann künftige Altersabgänge nicht mehr durch gute Fachkräfte ersetzen.
Die Anwendung digitaler Systeme schafft im Unternehmen Freiheit und Flexibilität für Entscheidungen in eine etwaige Neubesetzung von Stellen oder auch zum Outsourcing.
Wir als Kanzlei haben seit Einführung des digitalen Rechnungswesens Buchhaltungen aus Unternehmen übernommen, die vorher eigene BuchhalterInnen beschäftigt hatten und keine mehr in die Unternehmen übertragen, wenn das Volumen angestiegen ist. Beispielhaft verarbeiten wir heute bei einem Mandanten 70.000 Buchungssätze im Jahr. Damit ist eine Verwaltungskraft im Unternehmen ca. 1 Tag wöchentliche beschäftigt und bei uns ein Buchhalter mit ca. 15 % Arbeitszeit . Dieses Volumen hätte mit manueller Buchhaltung niemals extern beim Steuerberater verarbeitet werden können und im Unternehmen mindestens 2 bis 2,5 Arbeitskräfte in der Buchhaltung gebunden.
Wie kann digitale Finanzbuchhaltung mit DATEV funktionieren?
Die Buchhaltungsbelege werden an einer Stelle im Unternehmen gescannt. Das kann im Sekretariat erfolgen, in der Warenwirtschaft oder in der Buchhaltungsabteilung. Aus modernen Warenwirtschaftssystemen lassen sich heute die Buchungsdaten plus Belegbilder in die Plattform DATEV Unternehmen online importieren. Sobald die Buchhaltungsbelege in der Plattform zur Verfügung stehen, wird über diese Plattform direkt der Zahlungsverkehr ausgeführt. Damit werden diese Daten nicht noch einmal in ein Bankingprogramm übernommen und der Austausch über Zahlungen mit der Finanzbuchhaltung bedarf keiner weiteren Information über Zahlungsavise etc.
Die Finanzbuchhaltung kann die Daten und Belege aus der Plattform übernehmen. Der Beleg hängt künftig immer an der Buchung und somit entfällt ein nochmaliges kontieren. Die Bankbuchungen werden heute per elektronischen Kontoauszug direkt in die Buchhaltung eingespielt und durch die Nutzung von Lerndateien weitgehend als Buchungssatz vorbelegt. Der Buchhalter kontrolliert und bestätigt dann diese Vorschläge.
Nach dem Verbuchen z.B. extern beim Steuerberater sollten die offenen Posten Informationen in die Warenwirtschaft zurückgeschrieben werden. Somit entfällt eine zusätzliche parallele Überwachung der offenen Posten im Unternehmen.
In der Plattform DATEV Unternehmen online können die Unternehmen immer alle offenen Rechnungen sehen und verwalten. Dazu bedarf es keiner Buchung durch den Buchhalter.Auch bei einer externen Buchhaltung durch den/die Steuerberater kann zeitnah, wie im Haus gebucht werden.
Das eröffnet den Unternehmen eine hohe Sicherheit und Flexibilität, falls Buchhaltungskräfte im Unternehmen ausfallen oder auch künftig diese Stellen nicht mehr zu besetzen sind. Alle Belege die in die DATEV Plattform Unternehmen online hochgeladen wurden, werden revisionssicher im DATEV Rechenzentrum extern über 10 Jahre archiviert.
Digitale Lohnbuchhaltung mit DATEV?
Bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder auch innerhalb des Unternehmens wird sehr viel Aufwand in die Vorbereitung und Nachbereitung der Lohnbuchhaltung investiert.
Dies kann man vermeiden, in dem man aus Zeiterfassungssystemen die Daten, die bereits einmal aufgenommen wurden bis in die Lohnvorerfassung von DATEV importiert. Somit sollte jedes Unternehmen, welches sich für eine elektronische Zeiterfassung entscheidet, ein System auswählen, welches mit der Lohnbuchhaltung (z.B DATEV) kompatibel ist.
Über die Website „DATEV Marktplatz“ kann man sich informieren, welche Systeme bereits erprobt und freigegeben sind. Alle notwendigen Dokumente wie Arbeitsverträge, Krankenscheine, Stammdaten der MitarbeiterInnen werden in eine digitale Personalakte hochgeladen und stehen auf einem sicheren Übertragungsweg sowohl dem Unternehmen als auch dem Steuerberater zur Verfügung. Die Kommunikation der Personaldaten per e-mail ist ist in höchstem Maße bedenklich.
Die digitale Personalakte archiviert die DATEV für Sie ebenfalls im Rechenzentrum über 10 Jahre revisionssicher. Die Nacharbeit in der Lohnbuchhaltung wie es bisher war (drucken, versenden, archivieren) kann mit der Nutzung der digitalen Personalakte und dem Abruf der Lohnbelege durch die Arbeitnehmer selbst mit dem System Arbeitnehmer online vollständig entfallen.
Wie können Sie die digitale Transformation im Unternehmen bewältigen?
Zu Beginn benötigt es eine gründliche Bestandsaufnahme aller Prozesse vom Posteingang bis zur Ablage. Das können Sie selbst tun oder in Zusammenarbeit mit einem externen Spezialisten. Die Beratung durch einen Spezialisten sichert Ihnen einen wirklichen Blick von außen und Ansatz am Prozess, denn Digitalisierung ist in erster Linie Prozessveränderung und danach die Auswahl der richtigen Software.
Wenn Mitarbeiter aus ihrem Unternehmen mit der Einführung digitaler Buchhaltungsprozesse betraut werden, dann wird meist der gleiche vorhandene analoge Prozess mithilfe einer neuen Software digitalisiert. Sofern Ihre Mitarbeiter bereits einmal mit digitalem Rechnungswesen betraut waren, könnte die Transformation auch ohne Unterstützung gelingen. Auch IT Spezialisten und Softwareanbieter sind selten Spezialisten für den korrekten Buchhaltungsprozess.
Entscheiden Sie sich nicht zu früh für eine neue Software, bevor Sie Ihr Ziel nicht genau definiert haben. Meist wird von Buchhaltungskräften und auch Steuerberatern das Thema Sicherheit der Papierbelege als Gegenargument zur digitalen Archivierung ins Spiel gebracht. Wir können bestätigen, dass es auch im analogen Zeitalter viele nicht gefundene Belege gab und das eine externe Archivierung in einem Rechenzentrum der DATEV für uns ein viel höheres Sicherheitsbedürfnis erfüllt, als Ordner im Unternehmen.
Wir können jedem Unternehmen die Umsetzung der digitalen Transformation nur empfehlen. Das ist künftig die Eintrittskarte zum Wettbewerb und sichert Ihr Unternehmen langfristig.
Kanzleivorstellung:
Kluge / Steinmüller Steuerberatungsgesellschaft mbH Seit 1990 in Auerbach /Vogtland tätig 11 Mitarbeiter und 2 Steuerberaterinnen sind Partner für Unternehmensentwicklung
Gesellschafter
Carola Kluge Steuerberater, Fachberater für Unternehmensnachfolge, Wirtschaftsmediator
Annett Steinmüller Steuerberaterin, Wirtschaftsmediator
Seit 1990 Genossenschaftsmitglied der DATEV. Seit 2018 Mitglied im Netzwerk Südwestsachsen Digital. Unsere Kanzlei hat sich auf digitales Rechnungswesen und Unternehmensnachfolge spezialisiert. Nur moderne Unternehmen können tatsächlich übergeben oder verkauft werden. Das ist der Grund, dass wir unseren Mandanten die Unterstützung geben wollen, die wir uns im Bereich digitale Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Dokumentenmanangementsystem nun schon seit 2007 aufgebaut haben. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen seine Buchhaltung, Lohnbuchhaltung selbst erstellt oder an einen Steuerberater abgibt.
Es ist wichtig, dass die Prozesse im Unternehmen effizient und digital aufgebaut sind. Viele SteuerberaterInnen können heute die Zusammenarbeit mit digitalen Plattformen anbieten.
Am besten können wir unsere Mandanten unterstützen, wenn wir selbst die moderne digitale Welt leben. Seit 2013 arbeiten wir innerhalb der Kanzlei völlig papierlos. Jährlich verarbeiten wir 450.000 digitale Buchungssätze in unseren Mandantenbuchhaltungen. Wir werden jährlich mit dem Label digitale Kanzlei der DATEV ausgezeichnet.
